Podpis urzędowo poświadczony

Podpis urzędowo poświadczony    

Podpis urzędowo poświadczony jest stosowany, gdy przepis ustawy tego wymaga, gdy strony tak ustalają dla danej czynności lub przyszłych, przewidzianych w umowie. Podpis taki jest formą zapewnienia autentyczności  czynności prawnej, oświadczenia woli lub wiedzy a także daty dokonania czynności lub złożenia oświadczenia (data pewna). Umieszczenie podpisu urzędowo poświadczonego na dokumencie poświadcza jego autentyczność. 

Podpis może zostać urzędowo poświadczony zarówno przez notariusza, jak i uprawnionego do tego urzędnika. Czynność prawna dokonana w formie dokumentu pisemnego z podpisem poświadczonym urzędowo polega na umieszczeniu przez notariusza lub powołany organ klauzuli stwierdzającej własnoręczność podpisu wskazanej w tej klauzuli osoby. Jest to tzw. forma czynności prawnej kwalifikowana (bądź też „forma szczególna).

Wymóg formy czynności prawnej dokonanej w formie dokumentu z podpisem urzędowo poświadczonym jest stosowany np. przy zbywaniu przedsiębiorstwa albo przy ustanawianiu na nim użytkowania. Zmniejsza to ryzyko, że osoba, na którą wskazuje podpis, zaprzeczy, że go złożyła.

W przypadku, gdy w miejscowości nie ma siedziby kancelaria notarialna – Minister Sprawiedliwości może na podstawie ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. prawo o notariacie upoważnić do sporządzania poświadczeń organy jednostek samorządu terytorialnego oraz banki mające siedzibę w tej miejscowości.

W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 listopada 2019 roku wydanym w sprawie o sygn. akt. III CZP 26/19 poddano pod analizę, czy podpis powinien być złożony w obecności notariusza, czy notariusz na podstawie stanu faktycznego przedstawionego przez strony może uznać autentyczność wcześniej zamieszczonego podpisu. Zgodnie z przedmiotowym wyrokiem:„na gruncie praktyki notarialnej kształtowanej tradycją oraz przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie przyjmuje się, że istnieją dwa rodzaje poświadczenia podpisu. Jeden występuje wtedy, gdy notariusz poświadcza, że osoba złożyła podpis w jego obecności, a drugi wtedy, gdy poświadcza, że w jego obecności osoba uznała podpis za własny (art. 88 w związku z art. 96 i 79 pkt 2 Pr.not.)”. W wyroku wskazano na obowiązek potwierdzenia tożsamości osób składających podpis, gdyż czynność ta stwierdza, że podpis pochodzi od zidentyfikowanej osoby. Zarówno złożenie podpisu jak i uznanie za własny przed notariuszem rodzi ten skutek, że poświadczenie własnoręczności ma charakter urzędowy, a w pozostałym zakresie dokument jest dokumentem prywatnym.

 Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1192 ze zm.). 

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1575 ze zm.). 

Źródła:

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 listopada 2019 III CZP 26/19.